Аренда офиса начинается с подготовки. Хоть на рынке Киева и относительно небольшая вакантность (в среднем порядка 7%), это не значит что мы можем искать всё и везде. Свободных офисов, предлагаемых в аренду в Киеве больше 10,000. Нам нужно чётко понимать критерии поиска, а также бюджет на аренду. Например, аренда офиса на Подоле в Киеве стартует от 178 гривен за квадратный метр. И это один из самых востребованных микрорайонов, где офисы разлетаются как пирожки.
Шаг 1: Какой офис мы ищем и с кем?
Четко определитесь с критериями поиска офиса. Какая площадь вас интересует, сколько у вас сотрудников сейчас в компании и какой план роста. Последнее скажет вам о том запасе площади, который вы должны учитывать при подборе помещения. Район и близость к метро нужно обсудить в опросе с вашими сотрудниками. Как правило, компании стараются арендовать помещение в том же районе, что и раньше, так как сотрудники уже привыкли добираться в офис по определенному маршруту и сохранение локации снижает уровень потенциального стресса ваших коллег.
Также стоит определиться, вы хотите искать самостоятельно или привлечь в помочь риелтора. Аренда офисов без посредников доступна не на каждой площадке-листинге. Так, например, объявления от владельцев вы можете найти на OLX или xOffice, но вряд ли найдете на сайтах агентств. А без дубликатов предложения выставляются только на сайте https://xoffice. pro. Также вы можете подписаться на «Офисный чатбот» в Телеграм, который умеет присылать офисы в аренду по предварительно заданным параметрам.
Шаг 2: Поиск и просмотры Важно понимать, что в Киеве нет полного листинга со всеми-всеми вариантами офисов. Информация разбросана по сайтам агентств, по доскам объявлений и среди риелторов. Если вы сразу пойдете к последним, у вас есть риск получить только те варианты офисов, где риелтора получают комиссию, и лишиться объективного выбора. Стратегию «публиковать всё» развивает площадка xOffice, где можно найти офисы в аренду в Киеве в бизнес-центрах, жилых домах, квартирах и т. д. Это повышает объективный фактор и прозрачность поиска. Там же вы можете выбрать удобный день, время просмотра и согласовать его непосредственно с арендодателем.
Шаг 3: Правильный выбор офиса Чтобы точно понимать разумно ли вы подошли к выбору офисного пространства, просчитайте юнит-экономику, а именно — сколько будет стоить рабочее место из расчета на одного сотрудника. Например, цена аренды 250 м2 вам будет обходиться $5,000 (включая сервисы, коэффициент общих площадей, НДС, уборку, коммунальные, хозяйственные расходы). Вы предполагаете, что в новом офисе будет работать 35 человек. $5000/35 чел. = $142. Для сравнения, цена в коворкингах Киева начинается от $250 за рабочее место, поэтому $142 — это приличная экономия. Если сам офис и его расположение вам подходит, то арендовать здесь пространство — разумное решение.
Шаг 4: Договорные обязательства Арендодатель пришлёт вам договор аренды на ознакомление и может предложить подписать протокол о намерениях (он фиксирует ваши ключевые условия аренды и держит за вами помещение). В договоре обратите внимание на:
условия изменения арендной ставки в последующие годы Большим арендаторам очень затратно часто переезжать, а потому право пересмотра аренды в короткий срок поможет арендодателю быстрее поднять вам стоимость аренды выше среднерыночной. И напротив, фиксация на длительный срок не позволит снизить цену аренды при сильном падении рынка.
срок договора, условия досрочного расторжения и штрафы При короткосрочном договоре или праве уведомления о расторжении у арендатора риски, что его могут выгнать из офиса в интересах другой компании, риск чего высокий при малом количестве предложений на рынке. Если срок долгий, то при быстром росте или сокращении персонала арендатор не сможет быстро сменить офис.
Также уточните по поводу косметического ремонта — некоторые арендодатели закладывают его в стоимость аренды.
Обязательно привлекайте консультантов по недвижимости для вычитки договоров. Если вас привел риелтор, он должен помочь вашему юристу предусмотреть максимум рисков, о которых юрист без опыта в аренде офисов чаще всего не знает. Также уточните у него как именно и какие условия аренды лучше использовать для торгов с арендодателем.
Шаг 5: Спланируйте переезд Переезд в новый офис — это маленькая жизнь.
Вы должны составить список, какая мебель с вами переезжает, а какая — нет. Также составьте смету дополнительных трат (отделка, смена ковролина, новая кухня, посуда и т. д. ). Назначьте ответственного за переезд человека. Напишите письмо на всех сотрудников компании с детальной инструкцией касательно переезда, раздайте пустые коробки и расскажите о правилах маркировок. Такой подход позволит компании по переезду быстро и легко расставить личные вещи сотрудников на соответствующие места в новом офисе.